ファシリテーションのやり方

こんにちは！ディライトフルオフィスの風間恵です。
さて今回は、前回に引き続きファシリテーションのやり方についてコラムを書いてもらいました。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

こんにちは！スタッフの広瀬です。いつもご覧いただきありがとうございます。
今回のテーマは、ファシリテーションのやり方についてです。

前回のコラムで、ファシリテーターの役割やメリットを説明しました！
そこで今回は、実際にファシリテーターを務める際に気をつけることや、準備するべきことをまとめていきます。

まず、ファシリテーターは会議やミーティングの場において、コミュニケーションを活発化させ、目的地に到達するサポートをするための役職でしたね。
そこでファシリテーターとして、会議の前までに準備しておくことを紹介します。

①会議の目的や目標を決める
まず重要なのが、その会議やミーティングがどんな目的のために行われるのかを設定することです。一言に会議と言っても、意見出しをする会議やアイデアをさらに精査する会議、新たなプロジェクトの方向性を決定する会議などさまざまですよね。1回1回の会議に関して目的を設定することで、会議自体がスムーズに運ぶようになります。

②会議の進め方を決める
会議の枠組みを決めます。例えば、アイスブレイク→ブレインストーミングで意見出し→各意見についての質疑応答→マインドマップの作成→意見の精査、のような具合です。これらを決める際は、フレームワークを有効活用することも大切でしょう。

③参加者の情報を共有する
会議に参加するメンバーの情報を事前に準備し、参加者全員に共有することも大切です。共有することで「別の部署の人がいるから、こんなことを聞いてみよう」など、メンバーも前もって準備をすることができます。ファシリテーター自身にとっても、会議のどこに時間がかかりそうかなどを推測するための指標となります。

④使用するツールや資料を確認する
会議に使用するツールや資料を前もって確認することも重要です。PCをプロジェクターに繋ぐだけでも、うまく繋がらずに時間をロスしてしまう、なんてことはよく起こり得ます。また資料の印刷や、文字化けなどの対策も必要です。事前準備の段階で、操作の確認までしておけば安心ですね。

⑤時間配分を決める
最後に会議の時間配分を決めます。使用する資料や参加者の特徴を踏まえた上で、②で決めた会議の進め方の一つ一つにかかりそうな時間を設定します。もちろんそれ通りに進まないハプニングが起こる可能性はありますが、配分を事前に決めておくことで、だらだらと続く会議にならず、メリハリが生まれます。

いかがでしたか？では、次に会議中のファシリテーターとしての立ち回り、コツについて紹介します。

・参加者が目的を見失わないよう、適宜会議の目的を認識させる発言をする

・会議の途中時点での問題や課題を把握する

・比較的発言をしていない人にもターンを回すようにする

・参加者が理解できていないような内容については質問をする

いかがでしたか？このほかにも、会議をスムーズに進める方法は多々あります。ファシリテーターを任命された際は、ぜひ参考にしてみてくださいね！