業務優先順位のつけ方

こんにちは！ディライトフルオフィスの風間恵です。
さて今回はスタッフに、業務優先順位のつけ方についてコラムを書いてもらいました。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

こんにちは！スタッフの神谷です。いつもご覧いただきありがとうございます。
今回のテーマは、業務優先順位のつけ方についてです。

仕事を進める上で、業務に優先順位をつけることは大切です。優先順位の高いものからこなしていくことで、効率よく仕事を進めることができます。

優先順位をつけずに仕事をしようとすると、マルチタスクをこなすことが難しくなります。同時進行している業務の内容が混乱してしまい、残業等の原因になりかねません。

では優先順位をつけるのが苦手な人にはどのような特徴があるのでしょうか？

・仕事の全体像を把握できていない
・その場しのぎで業務に対応している
・簡単なタスクや作業を優先させてしまう
・やるべきタスクを整理できていない

このような状態では、優先順位をつけることができず、業務が滞ってしまいます。
では、優先順位とはどのようにつけるべきなのでしょうか？

①現在抱えている業務を洗い出す
まず初めに、その時点で抱えている業務を全てリストアップします。この段階では、優先順位や業務の大小などは気にする必要はなく、抜け漏れのないように洗い出すことが大切です。
リストアップした業務をさらに細かいタスクに分けていきます。この時、期限も一緒に可視化することが有効です。

②４分割のマトリクスで分類する
マトリクスとは、十字で区切った４分割の表のことを言います。座標のようなものものですね。このマトリクスを、「重要度」と「緊急性」の二軸で分類します。例えば以下のような具合です。
1.重要度も緊急性も高い→午後の会議の資料作り
2.重要度は高く緊急性は低い →1on1の日程決め
3.重要度は低く緊急性は高い→取引先へのメール返信
4.重要度も緊急性も低い→これまでの業務資料の整理
このようなマトリクスで分類し、優先順位を可視化します。

③タスク管理する
②でマトリクスに分類したものを順番にスケジュールに入れ込んでいきます。ミーティングやお昼休憩など、確実に決まっているイベントを先に記載した上で、空いている時間にタスクを入れていきます。
この時、タスクをあまりにも詰め込みすぎると、計画倒れをする恐れがあります。そのため、無理をしない程度に計画を立て、一つ一つのタスクにかかる時間を推測しながら組んでいくことが大切です。

いかがでしたか？
優先順位を決める際には、自分1人の業務内容かチームで動く内容なのかも考慮する必要があります。チームで協力する場合、他の人の予定やアクシデント等が起こる可能性が高くなるため、特に余裕を持つ必要があるからです。

このように、優先順位の決め方にはコツがあります。また、状況に応じて優先順位をアップデートし、効率化を図ることが大切です。
ぜひ参考にして、日々の仕事に活かしてみてくださいね！