年末年始のビジネスマナー〜前編〜

こんにちは！ディライトフルオフィスの風間恵です。
さて今回はスタッフに、年末年始のビジネスマナーについてコラムを書いてもらいました。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

こんにちは！スタッフの河野です。いつもご覧いただきありがとうございます。
今回のテーマは、年末年始のビジネスマナーについてです。

早いもので、今年も残すところ1ヶ月と少しですね。
年末年始の準備や、忘年会の予定が入り始める頃ではないでしょうか？

そこで今回は、年末年始のビジネスマナーを2回に渡って紹介します！
取引先への挨拶や、気の利いたビジネスメールの形式など、ぜひ参考にして年末年始に備えてくださいね。

まず前編として、今回は年末の挨拶について紹介します。

年末の挨拶メールをする場合

本来であれば直接出向くのが礼儀ですが、どの企業もバタバタする時期ですから、メールで済ませるケースも増えています。
取引先への挨拶メールは、基本的に年末と年始の両方するのが丁寧です。
しかし、場合によっては年始の挨拶メールのみを優先させることもあります。
ここでは、挨拶メールを送るタイミングや、例文などを紹介します。

①年末の挨拶メールを送るタイミング
年末は、どの企業も忙しくなります。特に仕事納めの日は、多くの企業でバタバタと1日中忙しいでしょう。そのため、挨拶メールは仕事納めの日を避けるのがベストです。年末であれば、多くの企業で12月28日が仕事納めですから、遅くとも12月25日までに送信するようにしましょう。
また、直接出向くことができない旨をお詫びすることも忘れないように注意しましょう。

②メール作成時のポイント
メールを作成する際は、必ず以下の内容を含ませましょう。
・時候の挨拶
・今年1年の感謝の言葉
・最終営業日と休業期間のお知らせ
・結びの言葉

③メール送信時のマナー
年末はメールのやり取りが増える時期です。そのため、件名を見ただけで要件がわかるよう、「年末のご挨拶＋会社名＋自分の名前」といった形式で件名をつけましょう。
また、一斉送信にも注意が必要です。便利な機能ではありますが、先方に事務的な感覚を与えてしまいます。内容自体はコピーした内容でも、宛名に○○様と入れるなど、工夫が必要です。

年末の挨拶に直接お伺いする場合

特にお世話になっている取引先には、直接伺うのが本来の形式です。近年はコロナ禍を経て、メール等のやり取りが増えたものの、近しい企業には日頃の感謝も込めて、挨拶に伺うと印象がいいでしょう。

①訪問のタイミング
取引先に直接訪問する際は、12月26日から取引先の最終営業日の午前中までが望ましいとされています。また、外資系の企業では、クリスマスから休暇に入ることもあるため、注意が必要です。

②訪問に関しての注意点
年末はどの企業も忙しい時期なため、訪問のアポイントを取ることが必須です。アポイントなしで訪問した場合、急な来客に対応してもらえないこともありますし、先方に迷惑がかかってしまいます。
また、直接伺う際は手土産を持参しましょう。日頃の感謝の気持ちを贈り物で伝えることで、相手に好印象を与えることができますよ。

③先方に伝えること
訪問した際は、以下のことを伝えるようにしましょう。
・今年1年の振り返りと感謝の言葉
・来年以降のお付き合いのお願い
・年末年始の営業日のお知らせ
・年末の挨拶
これらを簡潔に伝え、出来るだけ訪問時間は短めに済ませることが大切です。あまり長く居座ってしまうと、忙しい時期に迷惑ですので、15分程度を目処に挨拶を済ませましょう。

いかがでしたか？
年末の挨拶の参考にしてみてくださいね！
次回は年始の挨拶について紹介します。こちらもぜひご一読ください！