新人教育のノウハウ②

こんにちは！ディライトフルオフィスの風間恵です。
さて今回は、前回に引き続き新人教育のノウハウについての記事です。
ぜひ参考にしてみてくださいね。

こんにちは！スタッフの河野です。いつもご覧いただきありがとうございます。
前回に引き続き、新人教育についての記事です。

前回は、新人教育のポイントについて紹介しました。今回は、新人教育の実際のステップとよく陥る失敗例を紹介します。

まずは新人教育、新人研修の進め方について紹介します。
具体的には5つのステップを順に進めていくことが有効です。

1.仕事内容の全体像を伝える
仕事や業務内容を説明する際に、一つ一つ丁寧に指導することは大切ですが、一度に全ての詳細を聞いても覚えきれませんね。
まずは全体の流れと、特に重要な部分を抽出して伝えていく必要があります。全体像を把握できることで、各業務に関して「なぜこの業務が必要なのか？」を理解できるため、モチベーション維持がしやすくなります。

2.業務の詳細を具体的に説明する
全体像を伝えたあとは、仕事のポイントや重要なポイント、細かい手順などについて説明していきましょう。マニュアルがあるとスムーズですが、全てをマニュアル化することは困難なので、重要なポイントや細かい指示はメモしながら聞いてもらうことが大切です。
一つ一つ理解度をチェックしながら丁寧に説明していきましょう。

3.実際に仕事をやってみせる
もちろんマニュアルや口頭での説明も大切ですが、できるだけ実際に仕事をやっている場面を見てもらうことが大切です。
具体的にどのように仕事を行うかがイメージできるため、覚えが速くなります。

4.本人にやらせてみる
習うより慣れろ、という言葉があるように、実際にやらせることが大切です。2のステップまでで実際に仕事をするイメージが湧いた状態になっているため、一連の流れを全て自分でやらせてみましょう。
どうしても途中で口を挟んだり、手助けしたりしたくなってしまうかもしれませんが、グッと堪えて本人の力に任せましょう。それによって間違いに対し、真摯に向き合うことができます。

5.一連の流れを評価する
本人に一連の流れを経験させたあとは、フィードバックを行います。完璧にできる新人はいないはずですから、必ず改善点を伝えましょう。しかし悪い点だけを伝えてもモチベーションが下がってしまいます。
フィードバックは「良い点：悪い点＝3：1」になるのが理想的です。ポジティブな言葉を使い、威圧的にならないように注意しましょう。

次に、新人教育において陥りやすい失敗例を紹介します。

・コミュニケーションの風通しが悪い
新入社員は仕事の知識などもおぼつかず、不安を抱えている状態です。わからないことが新たに出てくることも多々あるでしょう。
そんな時に先輩社員や上司が忙しそうだったり、ピリピリしていたりすると、なかなか質問をできない雰囲気になってしまいます。
できるだけ「いつでも質問していいよ」という声かけをし、教育担当者が新人に充てる時間を割けるよう、社内で共有することが大切です。

・必要以上に口出しや手助けをしてしまう
新人のみに限った話ではありませんが、課題や困難を自分で乗り越えてこそ人は成長するものです。自ら考え、解決策を模索することが業務を覚えていく第一歩となります。
新人が問題に直面した際に、必要以上の手助けをすることは、かえって成長のスピードを遅らせる原因になります。
口を挟みたくなる気持ちをグッと堪えて、新人の成長の機会を奪わないように気をつけましょう。

・理由や背景を説明しない
簡単な業務でも、その業務にどんな意味がありどんな理由があるのかを説明することで、自身の仕事にやる気が出ます。
新人は特に右も左もわからない状態ですから、できるだけ簡単な仕事でも目的を説明してあげることで、モチベーションを維持することに繋がります。
新入社員のうちに、自分の仕事の目的を意識するクセをつけさせましょう。

・難しい言葉を使いすぎる
必要以上の横文字や専門用語は、教えられる側にとってモチベーション低下につながります。マニュアルに多くの専門用語などが使われている場合もありますが、それらを丁寧に説明してあげる方が親切でしょう。
「誰もがわかりやすく具体的にイメージできる言葉」を使うことが大切です。わかりやすい言葉を使って説明することを心がけましょう。

いかがでしたか？新人教育を行う際には、教育担当側のマインドも大切です。全てを1人で抱え込もうとせず、できるだけ周囲を巻き込みながら、車内全体で教育するようにしましょう。
また新人教育は長い目を持つことが大切です。すぐに結果が出なくても焦らず、個人の成長スピードにあった指導を行うようにしましょう。

教育担当のメンタルが追い詰められてくると、新入社員にも雰囲気が伝播してしまいます。
ぜひ参考にして、準備を万端にした上で楽しんで教育に従事してみてくださいね！