仕事の任せ方

こんにちは！ディライトグロウの風間恵です。
さて今回は、仕事の任せ方についてのコラムです。部下や後輩に仕事を任せるのが苦手で、ついつい自分で全てをやってしまう人は多いのではないでしょうか？
ぜひ参考にしてみてくださいね。

こんにちは！スタッフの河野です。いつもご覧いただきありがとうございます。
今回は仕事の任せ方についての記事です。

10月は、年末に向けた準備や日々の業務が重なり、仕事の優先順位を意識する場面も増えてくる時期です。忙しくなると、つい口にしてしまう言葉はないでしょうか。

「説明するより、自分でやった方が早い」
「頼むくらいなら、自分で終わらせよう」

仕事の内容をよく知り、経験もある管理職ほど、自分で対応した方が早い場面はあるものです。しかし、その判断が続くと、確認や判断が一人に集中し、管理職自身が目の前の作業から離れられなくなることがあります。

これからの繁忙期に備えて、「自分がどれだけ処理するか」とともに、「チームでどう仕事を進めるか」を考えてみませんか。

■ 抱えている仕事を、一度見える形にする

仕事を任せようと思っても、何から手をつければよいか分からないことがあります。そんなときは、まず現在抱えている仕事を書き出してみましょう。

日常的な作業、会議の準備、資料の確認、関係部署との調整、最終的な判断など、一口に「自分の仕事」といっても、その内容はさまざまです。

その中には、自分が判断すべき仕事もあれば、手順や判断基準を共有することで、ほかの人が担当できる仕事もあるはずです。長く担当してきたという理由で、何となく手元に残っているものもあるかもしれません。

例えば、資料の作成から最終確認までをすべて自分で行っている場合、情報の収集や下書きの作成は任せられる可能性があります。仕事全体を一度に渡すことが難しければ、工程を分けて考えてみましょう。

■ 任せるときは、「何のために」を共有する

仕事を依頼する際、作業の内容と締め切りだけを伝えていないでしょうか。

「この資料を金曜日までにまとめておいて」と言われても、誰が、どのような場面で使う資料なのかが分からなければ、何を優先すべきか判断しにくくなります。

依頼するときは、目的、求める仕上がり、期限、本人が判断できる範囲を共有しましょう。参考になる資料があれば、併せて示すことで認識をそろえやすくなります。

例えば、「来週の会議で対応方針を決めるために、選択肢ごとの費用と課題を比較できる資料をつくってほしい」と伝えれば、相手も必要な情報を考えながら進められます。

また、「どこまでできれば完了か」を伝えることも大切です。管理職の頭の中にある完成形が共有されていないと、提出後に修正が重なり、お互いに負担を感じることになります。

■ 任せた後の確認は、あらかじめ決めておく

仕事を任せた後、心配になって何度も進捗を尋ねたり、細かな進め方まで指示したりすることはないでしょうか。一方で、相手からの報告を待ち続け、締め切り直前に問題が分かることも避けたいものです。

依頼する段階で、「構成ができたら一度確認する」「水曜日に進み具合を共有する」など、途中で確認するタイミングを決めておきましょう。

併せて、「期限に間に合わない可能性が出たとき」「予定外の費用が必要になったとき」など、早めに相談してほしい条件も伝えておくと、相手も判断しやすくなります。

確認する場では、自分と手順が違うという理由だけで修正を求めず、目的や必要な品質に照らして考えることも大切です。本人の工夫を生かせる余地を残しながら、必要な部分を支えていきましょう。

■ 「頼みやすい人」に仕事を集中させない

仕事を任せる際には、チーム全体の負担にも目を向ける必要があります。対応が早い人や、快く引き受けてくれる人に依頼が偏っていないでしょうか。

安心して任せられるからこそ、同じ人に頼みたくなるものです。しかし、その人が今どれだけの仕事を抱えているかは、外から見ただけでは分からないこともあります。

新たに仕事を依頼するときは、現在の担当業務や期限を確認し、必要であれば優先順位を調整しましょう。「追加でお願いする」だけでなく、「その代わり、何を後に回すか」「誰と分担できるか」まで考えることが大切です。

担当を決める際には、経験や得意分野に加え、今の余力も含めて判断する。そうした調整が、無理なく仕事を進められる体制につながります。

■ まずは一つ、任せ方を変えてみる

仕事を任せることには、説明や確認の時間が必要です。そのため、一回の作業だけを見れば、自分で対応した方が早いこともあるでしょう。

それでも、繰り返し発生する仕事であれば、手順や判断基準を共有しておくことで、次回以降の進め方を変えられる可能性があります。管理職自身も、優先順位の判断や関係者との調整など、自分が担うべき仕事に時間を使いやすくなります。

まずは、今抱えている仕事の中から、一つ選んでみてください。目的と完成形を伝え、担当する範囲を決め、確認のタイミングを設ける。その小さな見直しから始めてみましょう。

年末に向けて忙しさが増す前に、自分とチームの仕事の持ち方を振り返る。それも、管理職として進めておきたい大切な準備の一つです。

いかがでしたか？ぜひ参考にして、自分の仕事を任せてチームプレイを充実させて下さいね。